Главная Яобзорик Google Docs — все самое нужное для повседневной работы13 октября 2014

Google Docs — все самое нужное для повседневной работы

Google Docs, продвинутое использование
Отношение обычных пользователей, то есть на с вами, к онлайн-редактору Google Docs во многом напоминает отношение к первым офисным пакетам Windows — для большинства это попросту аналог древней печатной машинки. Несмотря на то, что этот онлайн-комбайн способен на многое, единственное что ему доверяют – простой набор документов и текстов. Что же является причиной этому: банальное нежелание вникать в детали и разбираться в функциях, или отсутствие навыков? С ленью пусть боряться ее владельцы, а проблема с отсутствием информации и знаний решаема гораздо более простым путем – изучением скрытых возможностей Google Docs. Приступим?

Перед тем как приступить к теме, рекомендую парочку тематических статей: статья про то, как создать резюме используя Google Docs. У Google так много интересных сервисов, что можно запутаться. Чтобы этого не случилось, настройте доступ ко всем сервисам Google с рабочего стола.

1. Работа в автономном режиме.

Немногие знают, что Google Docs отлично работает и без доступа к сети. Для настройки и включения этой этой опции нужно зайти в настройки и активировать функцию работы в оффлайн-режиме. В этом режиме будут доступны практически все возможности и функции редактора: ввод текста, большая часть команд редактирования и некоторые дополнительные функции. После того как работа над документом в оффлайне будет завершена, необходимо связаться с сервером для синхронизации изменений в документе. Тема офлайн работы с Google Docs более подробно описывается по ссылке.

2. Коллективная работа над проектом или документом.

Регулярный доступ в сеть делает возможной еще одну полезную опцию – вы можете создавать текстовый файл, разрабатывать проект целой командой или контролировать работу подчиненных. Все что для этого необходимо — возможность просмотра наработок и функция расшаривания. Кроме этого, Google Docs позволяет настраивать уровень доступа к файлам: полный доступ с возможностью редактирования, просмотр и добавление комментариев и просмотр без каких-либо других действий. Полный доступ с возможностью редактирования разрещает работать над проектом или документацией одновременно целой командой, причем изменения и наработки могут вноситься и синхронизироваться с основным документом в режиме реального времени, что очень удобно. Два других режима подходят лишь для просмотра информации, без прав на редактирование.

3. Проверка орфографии и синтаксиса.

Правильное, без грамматических ошибок написание документов — хороший тон в деловом общении. В Google Docs есть опция проверки документов на грамматические и пунктационные ошибки. Для активации этой опции необходимо окрыть инструментальную панель и включить «Проверку правописания». После этого на экран будет выведено специальное окно с опциями проверки.

4. Дополнение существующего словаря и его персонализация.

Не секрет, что сервисы проверки грамматических ошибок идентифицируют многие современные слова или технические термины как неправильные. Если вы абсолютно точно уверены, что ввели слово верно, можно дать команду сервису на добавление его в словарь. После этого алгоритм проверки Google Docs не будет подчеркивать его как неправильное. Опция добавления в словарь находится в контекстном меню.

5. Публикация текстов и документов.

Если созданные файлы и тексты предназанчены для широкого доступа, Google Docs поможет опубликовать их. Для этого следует открыть меню «Файл» и активировать опцию «Опубликовать в сети»

6. Работа со ссылками.

Google Docs предлагает своим пользователям не только стандартные возможности работы со ссылками, но и функции поиска и вставки ссылок по выделенному слову. В большинстве случаев предлагаются статьи из Wiki или ссылки на сайты с верхних строчек поисковой выборки для выделенного слова или словосочетания.

7. Онлайн-буфер обмена.

В Google Docs есть аналог обычного буфера, которые имеет большинство офисных программ. Только в отличие от них, его объем гораздо больше. Также как и обычный буфер его можно использовать в качестве временного хранилища для картинок, ссылок, больших кусков текста и других данных. Аналогично облачным архивам он будет доступен пользователю с любого копьютера или устройства. Выложенную в него информацию можно вставлять в любой из документов и файлов Google Docs. Для доступа к веб-буферу необходимо открыть вкладку «Правка» и отметить там соответствующую опцию.

8. Дополнительные возможности.

Как и в случае с браузером Chrоme, Google Docs позовляет установку разрешенных сторонних дополнений. Чаще всего это программы для поддержки и конвертации файлов других форматов или приложения для расширения функционала.

9. Работа с большими или сложными документами.

Если проект занимает большой объем или имеет сложную структуру организации данных, необходимо использовать специальную опцию показа структуры документа. Для вызова специальной панели необходимо открыть вкладку «Дополнения» и задать показ оглавления в боковой панели.

10. Шаблоны.

эта опция Google Docs позовляет существенно сэкономить время при создании стандартного документа. Редактор имеет обширную библиотеку шаблонов, в которой множество самых разных документов начиная от писем, приказов или протоколов и заканчивая более редкими шаблонами. Перед работой над новым документом стоит зайти на drive.google.com и воспользоваться опцией поиска шаблонов по ключевым словам.

Кроме этих полезных функций, не менее часто могут пригодиться:

  • минималистичный полноэкранный режим, при котором страница редактооа содержит только самые необходимые опции;
  • возможность переноса и вставки картинки или фотографии со сторонней веб-страницы или прямо с рабочего стола в текст документа одним движением курсора мышки;
  • вставка содержания или закладки в документ (вкладка «Вставка», опции «Оглавление» или «Закладка»).

Все эти возможности сделают работу в Google Docs максимально продуктивной и экономичной в плане временных затрат. Не стоит пренебреграть дополнительным функционалом, так как он разрабатывался специально для более комфортного взаимодействия программа-пользователь. Все что необходимо – пару раз воспользоваться нужной функцией и вы будуте удивлены насколько это облегчит работу по созданию документов и вводу новой информации.

Google Docs для работы.
Все люди, чья деятельность так или иначе связана с компьютерами или Интернетом — используют подобные сервисы. Какая бы у вас не была деятельность, создание сайтов или ремонт компьютеров, всегда есть место для усовершенствования вашего рабочего процесса. Кстати, если вам нужно отремонтировать компьютер, тогда рекомендую обращаться на сайт repair-computer.ru. У специалистов с этого сайта большой опыт в ремонте компьютерной техники, так что ваш электронный друг окажется в надежных руках. Ну и никто не отменял бережного отношения к компьютерное техники, чтобы она работала долго и надежно.

Видео.

Понравилась статья?
Подписывайтесь на обновления, актуальные статьи на тему SEO, заработка в интернете, переводы зарубежных статей и многое другое:

Комментарии 0

рекламный баннер