Главная Обзоры Как распределять время в Интернете, использование электронной почты5 сентября 2013

Как распределять время в Интернете, использование электронной почты

Электронная почта, эффективная работа
Сегодня речь пойдет не о психологической зависимости от электронной почты и социальных сетей, когда школьники или молодые люди через каждые 5-10 минут заходят в аккаунт, чтобы не пропустить «важное» послание от друзей. Некоторые люди, особенно работающие в офисе, становятся «заложниками» сознательно, скорее, из-за неорганизованности. Им постоянно приходиться следить за входящими сообщениями, читать, отвечать, удалять. Согласитесь, это похоже на конвейер, и если не дай бог офис-менеджер не заглянет в электронную почту хотя бы через час, ему придется долго разгребать всю свалку. Однако пара практических советов избавит вас от сизифова труда.

  1. Меньше пишите, реже станут писать вам. Благо, сейчас множество вопросов можно решать или в телефонном режиме, или в Skype. Электронную почту стоит использовать для отправки деловых коммерческих предложений. Так ваш электронный ящик избавиться примерно от 20-30% второстепенных писем. Следовательно, свободное время вы сможете потратить на исполнение других задач.
  2. Из-за нехватки времени отмечайте важные письма как непрочитанные. Например, есть сообщения, на которые нельзя ответить сию минуту, или над ответом следует думать продолжительный период времени. Поэтому, ставьте флажок возле письма, и непременно вернетесь к нему позже, например, утром следующего рабочего дня. В противном случае важные письма могут потеряться. И еще, старайтесь обрабатывать входящие письма сразу. Прочли, ответили. Кроме того, удаляйте не нужные письма. Есть случаи, когда сообщениям уже по нескольку лет, а они все равно остаются в ящике вперемешку с важными письмами, и только запутывают сотрудников. Так электронная почта будет в порядке.
  3. Все должно идти по плану. Планируйте не только рабочий график, но и чтение писем. Например, отведите на просмотр электронной почты час в начале рабочего дня и час в конце. Так вы избежите хаоса, и все у вас будет под контролем.
  4. Точно излагайте свою позицию и точку зрения. Если вы будете быстро и бездумно отвечать на письма, то вашим собеседникам ответ может показаться неполным, и они будут задавать дополнительные вопросы. Чтобы не возникало дополнительных вопросов — пишите четко и по сути.
  5. Используйте шаблоны. Если по определенным запросам вам приходится отправлять один и тот же текст, то можно заготовить расширенный шаблон электронного письма. Ведь совсем не обязательно «типичным» заказчикам писать «индивидуальное» письмо.
  6. Умение использовать современные технологии. Раньше я писал, что в Твиттере и Фейсбуке можно публиковать сообщения через электронную почту. Если вы освоите эту технологию — вы станете тратить меньше времени на социальные сети.
    Продолжая тему современных фишек рекомендую научиться использовать все настройки почты Gmail и это сэкономит вам массу времени.

Это далеко не полный список правил. Но даже если вы начнете использовать эти правила — вы сможете сэкономить для себя много времени. Кроме того, могу посоветовать статью — успешная работать фрилансера. Если вы освоите материал статьи — вы сможете более грамотно использовать ваше время.

Про книги.
Вообще, чтобы научиться правильно распоряжаться временем — нужно быть умным. А чтобы быть умным — нужно читать книги. Благо что в Интернете есть много книг в электронных форматах, чтобы читать эти книги вы можете djvu reader скачать и читать книги в этом формате. В формате djvu есть много книг, так что вам пригодится эта программа.

Понравилась статья?
Подписывайтесь на обновления, актуальные статьи на тему SEO, заработка в интернете, переводы зарубежных статей и многое другое:

Комментарии 0

Kwork.ru - фриланс нового поколения, всё за 500 рублей
рекламный баннер